Dile adiós a los procesos manuales y a la complejidad en la búsqueda de información, ahorrando tiempo y dinero; facilitando el flujo de trabajo documental y el crecimiento organizacional.
Disponemos de implementación inmediata y firma electrónica.
Software para gestionar en línea los procesos relacionados con la documentación recibida y producida por la entidad, desde su origen hasta su destino final’
Permite el almacenamiento de la información en un sitio centralizado, facilitando el acceso a la información a través de diferentes parámetros de búsqueda y la seguridad de la información, ya que establece los permisos de quién puede acceder, modificar, borrar y/o archivar.
También se generan reportes e indicadores que muestran la gestión de la entidad. Posibilita la gestión de expedientes, la generación de formatos y la firma electrónica.
Beneficios
Conozca los beneficios y funcionalidades obtenidas al contar con este sistema.
Mayor eficiencia en la administración de sus documentos
Al tener los flujos de trabajo automatizados, contar con un solo repositorio de almacenamiento y tener políticas de seguridad de la información implementadas, se dispone de acceso rápido y seguro a la información, reduciendo los tiempos de búsqueda y de respuesta.
Seguridad para su información
Contamos con componentes de firmas digitales, control de acceso a la información, backups automáticos y cumplimiento de políticas de confidencialidad de la información.
Reduzca costos en infraestructura
Utilizando firmas electrónicas equivalentes a las firmas físicas, refleja ahorro en costos de insumos e infraestructura necesaria para su impresión y almacenamiento; contribuyendo a la política de gobierno digital.
Reduzca tiempo en labores operativas
Contar con trazabilidad de los documentos en línea, hace que la información sea fácil de encontrar, consultar y distribuir, lo que agiliza el acceso a la misma, disminuye tiempos de tramitación, generación de reportes e indicadores.
Ubicuidad de la información
Software 100% web que se adapta y cumple con las necesidades de cualquier entidad, permitiendo acceder a sus documentos desde cualquier dispositivo que se conecte a internet.
Cumplimiento de la norma
Software que cumple la Normativa Archivística Colombiana para la administración de la información en los términos de lo planteado por la ley general de archivos 594 de 2000.
Interoperabilidad
Capacidad de entregar y recibir información desde o hacia cualquier otra aplicación.
Aumento del retorno de la inversión
Nuestro sistema le permite aumentar la productividad y lograr un ahorro considerable en costos de infraestructura y tiempos de recurso humano, lo que conlleva a un mayor retorno de su inversión.
Aumente el trabajo remoto
Optimice sus procesos, incrementando el trabajo remoto en todas las áreas de su empresa, contando con puntos de control y distribución de tareas en línea de acuerdo a sus necesidades.
Gestiona de forma rápida y sencilla
tus procesos productivos
Funcionalidades
Descubra la profundidad de las capacidades del software que le permite gestionar y optimizar su gestión documental.
- Control de la correspondencia: Permite establecer flujos sobre los documentos que se producen y reciben en la organización, garantizando el establecimiento de puntos de control y alertas para evitar vencimientos.
- Distribución: Gestiona la entrega de documentos físicos y electrónicos a las diferentes dependencias o sedes de la organización.
- Documentos electrónicos: Crea documentos electrónicos a partir de plantillas previamente configuradas y permite la importación de archivos en diversos formatos.
- Sede virtual: Facilita la recepción de documentos a través de canales virtuales y los integra a los procesos automatizados en la organización.
- Control de inventario: Controla el inventario del acervo documental de la organización y permite identificar la ubicación física de los documentos en las instalaciones de archivo.
- Transferencias documentales: Permite elaborar transferencias documentales a partir de los tiempos de retención establecidos en las tablas de retención documental, asociando cada unidad documental a su respectiva unidad de conservación (caja) y generando automáticamente el formato único de inventario documental.
- Automatiza flujos de procesos: Estandarización y automatización de flujos de procesos, incluyendo aprobaciones y vistos buenos previamente definidos.
- Administración de expedientes: Controla el ingreso de documentos digitales a la carpeta electrónica, generando índices electrónicos y rótulos para impresión, previamente diseñados.
- Identificación de unidades de conservación (cajas y carpetas): Permite generar rótulos con códigos QR que suministra información del sistema, relacionada con el contenido de cada unidad de conservación y su respectiva signatura topográfica (ubicación).
- Control de préstamos: Permite controlar el préstamo y recepción de documentos y/o expedientes físicos.
- Seguimiento de actividades: Permite la asignación de tareas y el seguimiento a su cumplimiento a través de alertas y notificaciones.
- Configuración estructura documental: Permite configurar los cuadros de clasificación y tablas de retención con el fin de establecer la estructura documental de la compañía y controlar tiempos de retención y disposición final del acervo documental.
- Envío electrónico al destino: Permite enviar documentación electrónica directamente desde la aplicación a usuarios internos y externos de la compañía en respuesta a solicitudes previamente recibidas.
- Estado de trámite: Facilita trazabilidad y verificación del estado actual de cada trámite iniciado en el sistema.
- Confirmaciones de lectura: Permite confirmar cuándo un usuario ha abierto y/o leído un documento enviado a través del sistema.
- Firma electrónica de documentos: Firme documentos electrónicamente, a través de firmas electrónicas, mediante procesos de validación de seguridad con códigos QR.
- Integración de firmas certificadas: Permite la interoperabilidad para la integración de firmas electrónicas certificadas.
- Configuración de plantillas: Permite configurar plantillas de comunicaciones para ser utilizadas en trámites repetitivos.
- Consulta web: Permite consultar el estado del trámite en el sistema a través de un visor web, utilizando los parámetros de búsqueda definidos por la entidad y previa configuración de permisos de acceso.
- Reportes: Permite definir y parametrizar reportes de todos los documentos ingresados al sistema, así como del estado actual de los trámites.